BayernLB

Ein virtueller Datentresor für streng vertrauliche Dokumente.

Mit dem FI-TS Secure Data Room wurde für die BayernLB ein virtueller Hochsicherheitstresor für streng vertrauliche Dokumente realisiert. Die intuitiv bedienbare Web-Plattform ermöglicht es internen und externen Gremien und Geschäftspartnern, streng vertrauliche Dokumente gemeinsam zu bearbeiten. Die Daten werden stark verschlüsselt in einem gemeinsamen virtuellen Datenraum gespeichert. 

Der virtuelle Hochsicherheitstresor der BayernLB bietet vielseitige Einsatzmöglichkeiten:

  • als virtueller Hochsicherheitsraum für den Vorstandsbereich
  • für Fachabteilungen wie Marktanalysten, z. B. für die Abwicklung von Vertragsabschlüssen bei Kunden
Der FI-TS Secure Data Room, die hochsichere Kommunikations- und Kollaborationsplattform.


Die BayernLB mit Hauptsitz in München zählt zu den führenden Geschäftsbanken für große und mittelständische Kunden in Deutschland.

www.bayernlb.de
Short Facts
  • Hohe Sicherheit
  • Intuitive Bedienung
  • Webbasiert und in kürzester Zeit einsetzbar
  • Sichere Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern
  • Lückenlose Dokumentation
  • Getrennte Benutzer- und System-Administration
  • Flexibel nutzbar, tagesaktuell abrechenbar

Downloads
Referenzblatt Bayern LB Secure Data Room (1 MB)

Mike Thronicker

PQR-Manager für den Vorstandsbereich der BayernLB

„Als Landesbank müssen wir häufig hochsensible Daten und vertrauliche Dokumente mit unterschiedlichen Gremien austauschen. Der FI-TS Secure Data Room als virtueller Hochsicherheitsraum erleichtert uns die Abwicklung unserer hochvertraulichen Geschäftsabläufe wirklich sehr.“


FI-TS Secure Dataroom für die BayernLB

Durch den Einsatz des FI-TS Secure Data Rooms konnte die BayernLB innerhalb kurzer Zeit Daten auf einer hochsicheren Plattform verwalten. Die intuitiv bedienbare Web- Plattform ermöglicht es internen und externen Gremien und Geschäftspartnern, streng vertrauliche Dokumente gemeinsam zu bearbeiten. Die Daten werden stark verschlüsselt in einem gemeinsamen virtuellen Datentresorraum gespeichert.

Höchste Sicherheitsanforderungen im Umgang mit Daten gehören zu den täglichen Anforderungen einer Bank. Die Mitglieder von Gremien und Geschäftspartner wollen ihre Dokumente zugriffssicher ablegen. Projektteams aus unterschiedlichen Abteilungen und Unternehmen benötigen eine gemeinsame Plattform, um dort auf ihre Daten zugreifen zu können. Zudem muss gewährleistet sein, dass keine Unbefugten, auch nicht eigene Administratoren, die Dokumente einsehen können.

Gewachsene Strukturen sind eine Herausforderung

Die BayernLB suchte nach einem virtuellen Hochsicherheitstresor für streng vertrauliche Dokumente. Sie benötigte im modernen Datenaustausch auf Vorstandsebene die Möglichkeit, ihre Daten stark verschlüsselt und sicher auf einer Plattform ablegen zu können. Zudem mussten ausgewählte eigene Mitarbeiter und externe Partner, wie beispielsweise Wirtschaftsprüfer, darauf zugreifen können. Diese sehr speziellen und hohen Anforderungen veranlassten die Bank, sich von Finanz Informatik Technologie Service (FI-TS) zusammen mit Brainloop einen virtuellen Datentresor einrichten zu lassen – den FI-TS Secure Data Room.

Die BayernLB nutzte diesen Service zuerst im Vorstandsbereich für die Ablage vertraulicher Dokumente und für den Datenaustausch mit verschiedenen Gremien. Zwischenzeitlich nehmen immer mehr Fachabteilungen durch einen eigenen virtuellen Datentresor diesen Service in Anspruch. 

Die Landesbank kann sehr kurzfristig für Projekte mit eigenen Mitarbeitern und externen Geschäftspartnern jeweils einen Secure Data Room einrichten. Der Zugriff erfolgt verschlüsselt über eine intuitiv zu bedienende Web-Plattform. Der Service ist flexibel nutzbar und kann tagesaktuell abgerechnet werden.

Hohes Maß an Sicherheit

FI-TS errichtet den Secure Data Room jeweils individuell. Darin legt die BayernLB ihre sensiblen Daten ab. Der Zugriff darauf erfolgt nur nach strengen Berechtigungsregeln, die für jedes Gruppenmitglied bestimmt werden. Auch die einzelnen Dokumente können mit eigenen Sicherheitsmerkmalen versehen werden. So kann die Bank nach Wunsch beispielsweise bestimmte Dokumente nur mit Leseberechtigung im Datentresor ablegen. Auch das Drucken oder lokale Speichern kann ausgeschlossen werden. 

Der Betrieb des FI-TS Secure Data Rooms entspricht den Vorgaben des Informatik Zentrums der Sparkassen-Organisation (SIZ). Er erfüllt die Anforderungen an den Umgang mit Dokumenten der Sicherheitsstufen S4 und S5.

Kein Zugriff für System-Administratoren

Der FI-TS Secure Data Room ist so konzipiert, dass die System- und Benutzeradministratoren entkoppelt sind. So richtet FI-TS für seine Kunden den virtuellen Datentresor in seinem Rechenzentrum ein und betreibt ihn anschließend. Der System-Administrator hat jedoch keine Zugriffsmöglichkeit auf die streng vertraulichen Dokumente. Dafür bestimmt die Bank einen Benutzer-Administrator aus den eigenen Reihen. Die benutzerfreundliche Web-Oberfläche ermöglicht die Daten- und Zugriffsverwaltung ohne spezielle IT-Kenntnisse.

Transparente Protokollierung 

Alle Aktionen, die Mitglieder im virtuellen Datenraum vornehmen, werden revisionssicher in einem Audit Trail unveränderbar aufgezeichnet. Dadurch können die Zugriffe auf das System und jede einzelne Datei laufend nachvollzogen werden. Hierdurch erhält die BayernLB die nötige Transparenz und Dokumentation über alle Informationsflüsse auf dem FI-TS Secure Data Room.

Virtueller Sitzungsraum

Für die Dokumentensicherheit und den Datenaustausch zwischen Gremien, beispielsweise zwischen Aufsichtsräten und dem Vorstand, kann der FI-TS Secure Data Room als Boardroom dienen. Seine Mitglieder wickeln dabei alle Arten von Geschäften sicher und von unterschiedlichen Standorten aus ab. Mit dem Boardroom wird die Effizienz und Verlässlichkeit der schriftlichen Kommunikation sowohl zwischen den Mitgliedern als auch mit externen Gremien erheblich verbessert. Er ermöglicht einen hochsicheren Dokumentenaustausch und rasche sowie durchgängig dokumentierte Entscheidungsfindung. Er unterstützt die Teilnehmer bei der Vorbereitung, Durchführung und Protokollierung von Sitzungen.

Umfangreiche Funktionen

Neben der sicheren Dokumentenablage und -bearbeitung können die berechtigten Nutzer auch Meilensteine festlegen, den Zugriff auf die Daten verfolgen, Objekte verlinken, Diskussionen im sicheren Umfeld führen oder Aufgaben an andere Teilnehmer vergeben. Für Meetings können komplette Sitzungsmappen zusammengestellt werden.